System informowania o nieprawidłowościach

Prześlij wiadomość

Prawidłowy i zgodny z przepisami sposób postępowania stanowi dla Grupy Roto najwyższy priorytet. Sukces naszej firmy opiera się na zasadach integralności i zgodności. Aby sprostać tym wymaganiom, należy sygnalizować potencjalnie nieprawidłowe zachowania, które mogą mieć poważne konsekwencje dla naszej firmy.

System zgłaszania nieprawidłowości służy do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń dotyczących faktycznych lub domniemanych naruszeń przepisów prawa i regulacji wewnętrznych (takich jak system kontroli wewnętrznej SKW), a także do pozyskiwania informacji o zachowaniach budzących uzasadnione obawy przed niekorzystnymi skutkami ekonomicznymi lub naruszeniem reputacji Grupy Roto.

System zgłaszania nieprawidłowości jest też wykorzystywany do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń dotyczących ryzyka lub faktycznych naruszeń występujących w łańcuchu dostaw, w szczególności naruszeń praw człowieka lub przepisów ochrony środowiska, oraz ryzyka wystąpienia tego rodzaju naruszeń prawa. W tym celu należy użyć kafelka „Zgłoś nieprawidłowe zachowanie w łańcuchu dostaw”.

Sprawdzamy wszystkie zgłoszenia i konsekwentnie je monitorujemy. Czynności wyjaśniające są prowadzone z najwyższą poufnością, a zgłoszenia w razie potrzeby można też przekazywać anonimowo. Gwarantujemy najwyższą ochronę zarówno osobom zgłaszającym nieprawidłowości, jak i osobom, których dotyczą zgłoszenia i pracownikom zaangażowanym w weryfikację.

Zgłaszanie potencjalnie nieprawidłowego zachowania

Mają Państwo możliwość

Informacje można przekazywać bezpośrednio i poufnie, a w razie potrzeby także anonimowo, za pośrednictwem https://roto.integrityline.com/, wymieniając dokumenty i pozostając w kontakcie za pośrednictwem skrzynki pocztowej.
Jeśli dana osoba nie chce korzystać z cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości, do dyspozycji są też inne kanały komunikacji. Więcej informacji na temat pozostałych możliwości zgłaszania można znaleźć w Zarządzeniu w sprawie zgłaszania nieprawidłowości w firmie Roto lub Kodeksie postępowania Roto.

Ważna uwaga dotycząca korzystania z cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości: jeśli na liście nie ma preferowanego języka, możliwe jest dokonanie zgłoszenia w dowolnym, innym języku. Osoby przekazujące zgłoszenie samodzielnie decydują, czy chcą zachować anonimowość. System został sprawdzony pod kątem przepisów o ochronie danych osobowych.

Przekazywanie zgłoszenia

Aby zgłoszenie mogło zostać prawidłowo przeanalizowane i zweryfikowane, zawarte w nim informacje powinny być możliwie najdokładniejsze. Pomocne będzie uwzględnienie odpowiedzi na pięć pytań:

Kto?
Co?
Kiedy?
Jak?
Gdzie?

Osoby przekazujące zgłoszenie powinny upewnić się, że opisy zaistniałych sytuacji będą zrozumiałe również dla osób, które nie specjalizują się w danej dziedzinie. Z tego względu warto pozostać do dyspozycji na wypadek dodatkowych pytań.

Zarządzenie w sprawie zgłaszania nieprawidłowości w firmie Roto / Kodeks postępowania Roto

W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat postępowania ze zgłoszeniami prosimy o zapoznanie się z Zarządzeniem w sprawie zgłaszania nieprawidłowości w firmie Roto dotyczącym ogólnych naruszeń prawa lub z wewnętrznymi wytycznymi lub z Kodeksem postępowania Roto dotyczącym nieprawidłowości w łańcuchu dostaw, do których linki można znaleźć w cyfrowym systemie zgłaszania nieprawidłowości.

Uwaga

System zgłaszania nieprawidłowości nie jest przeznaczony do wnoszenia skarg o charakterze ogólnym, informowania o wewnętrznych (indywidualnych) sporach i konfliktach ani do przesyłania zapytań dotyczących produktów i gwarancji. W przypadku skarg o charakterze ogólnym, zapytań dotyczących produktu lub gwarancji prosimy kontaktować się z lokalnym działem serwisu firmy Roto; z kolei w razie wewnętrznych sporów lub konfliktów należy kontaktować się z przełożonym, osobą odpowiedzialną za proces lub działem HR.